چرا پیگیری از قلم می‌افتد؟
چون به حافظه سپرده می‌شود. فروشنده‌ای که روزی ده تماس دارد، تاریخ تماس بعدی بیست مشتری را به خاطر نمی‌آورد. راه حل این است که پیگیری همان لحظه با تاریخ ثبت شود و هر صبح فهرست «امروز» جلوی چشم باشد.
الگوی پیشنهادی بعد از تماس اول
- روز ۰: تماس اول؛ نیاز، بودجه و زمان تصمیم را بپرسید و قدم بعدی را با خود مشتری تعیین کنید.
- روز ۱ تا ۲: پیام کوتاه با خلاصه گفتگو یا اطلاعاتی که قول داده بودید.
- روز ۳ تا ۵: تماس دوم برای جواب سؤال‌ها یا ارسال قیمت.
- روز ۷ تا ۱۰: اگر هنوز پاسخی نیامده، یک تماس آخر با سؤال روشن: «همچنان برایتان موضوع است؟»
بعد از ارسال پیش‌فاکتور
پیش‌فاکتوری که فرستاده شد و پیگیری نشد، معمولاً در صندوق پیام مشتری می‌ماند. دو یا سه روز بعد تماس بگیرید و فقط یک سؤال بپرسید: «سؤالی درباره ردیف‌ها یا شرایط پرداخت هست؟» اگر مشتری اصلاحی خواست، نسخه تازه بفرستید و پیگیری بعدی را دوباره تاریخ بزنید. نکته‌های خود سند در پیش‌فاکتور حرفه‌ای آمده است.
متن پیام: کوتاه و با یک درخواست
- اسم مشتری و موضوع را بیاورید؛ پیام عمومی نادیده گرفته می‌شود.
- فقط یک درخواست داشته باشید: یک زمان تماس، یک تأیید یا یک جواب بله/خیر.
- مزاحم نشوید: اگر مشتری زمان مشخصی گفت، همان را رعایت کنید.
چه زمانی معامله را کنار بگذاریم؟
بعد از سه تلاش بی‌پاسخ در حدود دو هفته، معامله را ناموفق با دلیل «بی‌پاسخ» ثبت کنید. این کار قیف را واقعی نگه می‌دارد و اگر مشتری بعداً برگشت، پرونده و سابقه گفتگو سر جایش است.
پیگیری در رایبان
در رایبان CRM پیگیری با تاریخ روی پرونده مشتری ثبت می‌شود و روز موعد روی میز کار امروز می‌آید. اگر پنل پیامک sms.ir یا کاوه‌نگار خودتان را وصل کنید، می‌توانید صبح روز موعد یادآوری پیامکی پیگیری‌های امروز را هم بگیرید و از پرونده مشتری پیامک بفرستید. تماس‌ها هم با دکمه تماس و ثبت دستی روی همان پرونده می‌مانند.
